Manual interactivo

Acceso al Sistema

Ingreso con usuario y contraseña, validaciones iniciales y navegación general.

El acceso al ERP se realiza con usuario y contraseña. Si el usuario está activo y tiene permisos, se mostrará el panel principal con las opciones habilitadas según su perfil.

Cuando el usuario necesite recuperar su contraseña o cambiarla por motivos de seguridad, puede usar la opción ¿Olvidaste tu clave? en la pantalla de acceso, o bien utilizar la opción Cambio de clave dentro del menú del sistema.

Usuarios, Tipos de Usuario y Permisos

Control de acceso por perfil, acciones permitidas y visibilidad de módulos.

El sistema permite administrar usuarios y agrupar permisos por tipo de usuario. Esto define qué pantallas puede ver cada persona y qué acciones puede ejecutar.

Los permisos también controlan operaciones sensibles como anular facturas FEL, generar notas de crédito, exportar reportes o registrar documentos sin certificar.

Configuración Inicial Recomendada

Orden sugerido para dejar el ERP listo antes de operar.

Antes de utiliza el sistema, es importante configurar ciertas operaciones para que el ERP maneje de una forma adecuada los diferentes modulos.

Sucursales y Unidades

Configuración operativa por sede, series y reglas de inventario.

Cada sucursal puede manejar sus propias series FEL, datos del emisor, dirección, teléfonos, página web y colores utilizados en documentos impresos.

También se controla si la sucursal afecta inventario. Esa bandera permite usar el ERP en negocios que facturan sin control de existencias.

Las unidades, departamentos y otros catálogos base alimentan formularios, importaciones, validaciones y reportes del sistema.

Además, desde las configuraciones, podemos definir colores, información de horarios, redes sociales y todo el contenido para el Portal Web

Clientes

Registro, edición, fechas importantes, categorías y relación con ventas y crédito.

El catálogo de clientes sirve como base para facturación, pedidos, cuenta corriente y estadísticas. El NIT se normaliza sin espacios ni guiones.

Si se factura a un NIT que no existe en la base, el sistema puede registrar automáticamente el cliente con información básica.

Las categorías de cliente determinan precios por artículo y también se usan en reportes y segmentación comercial.

Las fechas importantes del cliente pueden marcarse como únicas, cada mes o cada año; cuando son recurrentes, el sistema ignora fecha fin y las muestra en el calendario.

Artículos, Precios e Inventario

Catálogo de artículos, matrices de precios y control de existencias.

Los artículos concentran la información base del inventario: código único, nombre, unidad de medida, control de inventario, costo y existencia mínima.

El sistema también permite manejar imagen principal del artículo para mejorar búsqueda visual y consulta rápida en listados.

Se puede marcar si un artículo se publica en portal web y si corresponde controlar existencias por sucursal.

Los precios se gestionan por categoría de cliente y moneda, permitiendo listas comerciales diferenciadas (mayorista, preferencial, público u otras).

Insumos de Artículos

Configuración de receta por artículo para consumo de insumos en producción o venta.

Desde la pestaña Insumos del artículo se define la receta base para descontar componentes automáticamente.

Esta estructura permite adaptar el ERP para fábrica, panadería, restaurante, cafetería, armado de kits y ensamble simple.

El modelo contempla hasta 3 niveles para combos: artículo combo, artículos componentes y los insumos de esos componentes.

Como regla práctica, el combo puede no controlar inventario directo, mientras sus componentes e insumos sí controlan existencias según su configuración.

Producción o Manufactura

Registro de producción para convertir insumos en artículos terminados con trazabilidad.

El módulo Inventario / Producción permite registrar artículos manufacturados y descontar insumos según receta.

En cada orden se define sucursal origen (donde se consumen insumos) y sucursal destino (donde se suman artículos terminados).

Durante el detalle se puede registrar lote y fecha de vencimiento cuando aplique al tipo de producto.

Cada producción queda trazada y puede imprimirse con detalle de artículos producidos e insumos utilizados.

Inventario, Ajustes y Traslados

Movimientos manuales y automáticos de existencias entre sucursales.

El inventario se afecta automáticamente al facturar, anular, trasladar o ajustar, siempre que la sucursal tenga manejo de inventario activo y el artículo esté configurado para controlar existencias.

Los ajustes permiten corregir diferencias entre existencias físicas y existencias del sistema. Los traslados sirven para mover inventario entre sucursales dejando trazabilidad del origen, destino y responsable.

Los reportes y estadísticas muestran artículos bajo mínimo, movimientos y valorización del inventario por categoría.

Contenido 11

Acceso: Inventario / Ajustes / Traslados

Ajustes

Podemos realizar ajustes de inventario cuando sea necesario modificar existencias con el fin de mantener actualizada la cantidad física de artículos respecto al sistema.

Para ello debe ingresar a Inventario / Ajustes de Inventario. El listado muestra los ajustes ya realizados y en la parte inferior encontrará el botón Nuevo ajuste de existencias.

En el formulario debe especificar la sucursal o bodega donde desea realizar el ajuste, el tipo de ajuste que puede ser SUMA o RESTA y el nombre del responsable.

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Paso 1

Abrir Inventario / Ajustes de Inventario y presionar Nuevo ajuste de existencias.

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Paso 2

Seleccionar la sucursal o bodega donde se aplicará el movimiento, definir si el ajuste será SUMA o RESTA y registrar el responsable.

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Paso 3

En el detalle, hacer clic sobre la descripción del artículo para abrir la ventana de búsqueda. Ahí podrá localizar el artículo y ver existencias por sucursal.

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Paso 4

Agregar todos los artículos que necesite ajustar, ingresar la cantidad para cada uno y escribir una breve descripción del motivo del ajuste.

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Paso 5

Presionar Guardar ajuste. El sistema lo llevará a la lista de ajustes realizados, desde donde podrá ver el documento o imprimirlo.

Contenido 12

Acceso: Inventario / Ajustes / Traslados

Traslados

Los traslados están destinados a mover existencias entre sucursales. Desde Menú / Inventario / Traslados encontrará el listado de traslados realizados.

Al presionar Realizar nuevo traslado se abre un formulario donde primero se selecciona la sucursal de origen, desde la cual se descontarán existencias.

Luego se selecciona la sucursal de destino, en la cual se sumarán existencias. Después puede agregar artículos desde el catálogo e indicar la cantidad a trasladar.

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Paso 1

Ingresar a Inventario / Traslados y presionar Realizar nuevo traslado.

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Paso 2

Seleccionar la sucursal de origen, que será la bodega donde se descontará inventario.

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Paso 3

Seleccionar la sucursal de destino, donde se incrementará la existencia de los artículos trasladados.

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Paso 4

Agregar los artículos igual que en Ajustes de Inventario, buscar dentro del sistema e ingresar la cantidad correspondiente.

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Paso 5

Registrar observaciones del traslado y presionar Guardar traslado.

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Paso 6

El sistema mostrará la lista de traslados realizados

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Paso 7

desde los iconos Ver podrá consultar la información del traslado o imprimirla.

Pedidos

Registro de pedidos, crédito, inventario y posterior facturación.

En el detalle del pedido puedes agregar la cantidad de líneas o ítems que necesites utilizando el botón Agregar línea.

Es importante definir qué deseas agregar en cada línea. El sistema permite trabajar con ARTICULO, BIEN y SERVICIO para distinguir productos controlados, bienes sin catálogo y cobros por actividades o servicios.

Cuando seleccionas ARTICULO y haces clic en la columna del artículo, se abre una ventana emergente para buscar por código único o nombre. El usuario selecciona la sucursal desde la cual tomará existencias y el sistema coloca el precio de venta que corresponde según la categoría del cliente.

Si seleccionas BIEN o SERVICIO, el detalle se ingresa manualmente: debes escribir la descripción, la cantidad y el precio unitario.

Facturación de Ventas

Emisión de facturas de venta, control de inventario, certificación e impresión FEL.

La facturación se genera directamente desde el menú Facturación / Facturas de Venta. En la pantalla inicial se muestran las últimas facturas generadas y en la parte inferior aparece el botón Nueva factura de venta.

Si la empresa maneja una sección exclusiva para cobro o caja, también es posible facturar desde la ventana de Pedidos usando el botón Facturar. Ese flujo permite ajustar fecha de facturación según reglas SAT y valida existencias conforme a la configuración de la sucursal.

También se puede crear una factura sin pasar por pedido desde Facturación / Factura de Venta, abriendo el formulario directo de emisión.

El sistema genera documentos FEL tipo FACT y FCAM, arma el XML, firma, certifica con INFILE y registra la respuesta SAT.

En el detalle de la factura puedes agregar tantas líneas como necesites con el botón Agregar línea. Cada línea puede manejarse como ARTICULO, BIEN o SERVICIO según lo que se esté vendiendo.

ARTICULO se usa cuando el producto existe en el catálogo y puede manejar existencias; BIEN aplica para productos no registrados en la base; y SERVICIO para cobros de actividades o servicios sin control de inventario.

Cuando se trabaja con ARTICULO, la búsqueda se realiza por código único o nombre desde una ventana emergente que también muestra existencias por sucursal. Al seleccionar una columna de sucursal, el sistema carga el artículo y el precio que corresponde según la categoría del cliente.

Si la línea es BIEN o SERVICIO, el ingreso es manual y el usuario debe completar descripción, cantidad y precio unitario.

Antes de guardar, se validan reglas importantes como fecha no futura, NIT vigente e información correcta del encabezado, restricción para CF cuando excede el monto permitido y demás reglas fiscales aplicables.

La impresión incluye datos del emisor, receptor, totales, QR, certificación y formatos específicos según el tipo de DTE.

Anulación de Factura FEL

Restricciones SAT, motivos y trazabilidad de anulación.

En caso de requerir la anulación de una factura de venta, tenemos la posibilidad de realizar dicha operación desde el botón Anular. Esto permite revertir los movimientos de existencias ocasionados en la venta cuando corresponda.

Compras

El módulo de Facturas de Compra permite registrar en el ERP las compras realizadas a proveedores.

El módulo de Facturas de Compra permite registrar en el ERP las compras realizadas a proveedores, manteniendo control administrativo, fiscal e inventario (cuando aplica). El acceso se realiza desde: Compras / Factura de Compra.

En el formulario se ingresan los datos principales del documento: fecha, sucursal, proveedor, moneda, forma de pago, detalle de compra, impuestos y totales. Para garantizar consistencia fiscal, toda factura de compra debe tener NIT válido del proveedor; este dato es obligatorio para el registro correcto del documento y su trazabilidad.

Cuando se registra una compra, el sistema valida la existencia del proveedor. Si el proveedor no está creado en el catálogo, y los datos mínimos están disponibles (especialmente NIT y nombre), el ERP puede crear automáticamente el proveedor en la base de datos para continuar con la operación sin reprocesos manuales.

Además, el sistema incluye la funcionalidad de Carga de Facturas XML desde SAT para compras. Esta opción permite importar información de documentos electrónicos y agilizar el registro, reduciendo digitación y errores. Durante la carga, el ERP interpreta el XML, extrae datos del emisor/proveedor, encabezado y montos, y los utiliza para generar el documento de compra en el sistema. Si el proveedor del XML no existe, también se registra en el catálogo de proveedores.

Notas de Crédito (NCRE)

Emisión certificada de una Nota de Credito para rebajar total de una factura.

Una nota de crédito en Guatemala es un documento legal y tributario emitido por un vendedor a un comprador para anular parcial o totalmente una factura ya emitida, ya sea por devoluciones de productos, errores en la facturación o descuentos aplicados.

Reduce el valor de la deuda del cliente y el IVA/ISR correspondiente, siendo esencial para ajustes contables.

La NCRE es un DTE nuevo con su propio UUID, serie, número y fecha FEL. No reutiliza los datos certificados de la factura origen.

Se referencia la factura original mediante complementos de nota y se permite hacer ajustes totales o parciales, sin exceder el monto disponible del documento.

Retenciones y Exenciones en Ventas

Registro complementario para reflejar descuentos fiscales y casos exentos.

Al momento de realizar una factura de venta, puede existir que nuestro cliente sea un agente retenedor de impuestos, por lo que nos emitan retenciones o exenciones de IVA o ISR. Estos registros deben asociarse a la factura para tener presente que no recibiremos el monto total facturado, ya que existirá una deducción sobre el valor de la venta.

Las retenciones y exenciones no sustituyen la factura. Se registran sobre la venta ya emitida para reflejar correctamente el control fiscal y el flujo real de cobro.

Estos datos se muestran dentro de la vista de la factura y luego pueden incorporarse a cuadros de análisis, conciliación y revisión contable.

Cuenta Corriente de Clientes

Créditos, abonos, adelantos, documentos pendientes y estado de cuenta.

Para poder llevar un control adecuado de los saldos de cada cliente cuando se le realiza una venta o un pedido, desde el módulo Clientes, al hacer clic sobre el registro del cliente aparece la opción para ver su cuenta corriente.

La cuenta corriente registra movimientos de tipo CREDITO, ABONO y ABONO ADELANTADO. El crédito nace de pedidos o facturas a crédito, o de créditos manuales; el abono corresponde a pagos aplicados; y el abono adelantado representa saldo a favor sin documento asociado.

Dentro de la pantalla se puede filtrar por rango de fechas, ver solo pendientes, abrir el documento relacionado, registrar abono por línea, registrar abono global y registrar crédito manual para saldos heredados o ajustes administrativos.

El resumen de la pantalla muestra Créditos, Abonos, Adelanto y Pendiente. Con esos valores el usuario puede entender la posición real del cliente antes de registrar nuevos documentos o aplicar pagos.

El módulo también permite exportar el estado de cuenta en PDF y Excel para compartirlo con clientes o usarlo en control interno.

Calendario de Fechas Importantes

Agenda visual de eventos, citas, reservas y fechas importantes ligadas a clientes.

El calendario del panel principal muestra las fechas importantes registradas en los catálogos dinámicos con permiso de lectura para el usuario. Esto permite consultar de forma visual los eventos, recordatorios o citas programadas dentro del sistema.

Esta funcionalidad está orientada a empresas que trabajan por citas, reservas o programación de actividades, por ejemplo: salón de belleza, consultorio médico, taller mecánico, clínica dental, spa o centro estético, centro de terapias, academia o centro de capacitación, estudio fotográfico, bufete profesional con citas previas y restaurante o negocio con reservaciones.

Gracias a esta estructura, el calendario puede utilizarse como una agenda real de trabajo para distintos rubros y no únicamente como una vista informativa.

Portal para Clientes

Mini portal externo para consultar disponibilidad por sucursal y solicitar citas o reservas. Tamboen registra catalogo de articulos

El sistema también cuenta con un mini portal para clientes, orientado a que los clientes puedan consultar disponibilidad y solicitar una cita o reserva desde una interfaz externa al ERP.

El portal fue desarrollado con un diseño responsivo, pensado para funcionar correctamente en celulares, tabletas y computadoras. Su aspecto visual mantiene una línea moderna, limpia y amigable para el usuario final.

De esta forma, el negocio recibe la solicitud y puede dar seguimiento o confirmación según su proceso interno.

Flujo de Caja

Control de cajas, apertura y cierre de turnos, movimientos automáticos y manuales.

El módulo de Flujo de Caja permite llevar un control operativo del dinero y comprobantes registrados en una sucursal, conciliando los movimientos reales de caja contra las ventas, compras y registros manuales efectuados durante un turno de trabajo.

El control de caja se activa por sucursal. Si la sucursal no utiliza este control, ventas y compras siguen funcionando normalmente; si la sucursal sí lo utiliza, el usuario debe tener un turno abierto para operar.

Cada sucursal puede tener una o varias cajas o puntos de cobro. Sobre esas cajas se abren turnos para registrar monto inicial, movimientos del turno, efectivo teórico, efectivo contado, diferencias y la persona que recibe el cierre.

Este bloque cubre exclusivamente apertura/cierre de turnos, movimientos de caja y conciliación del efectivo. El análisis estadístico y dashboards se documentan en sus bloques propios.

Recibos

Comprobantes de anticipos o cancelaciones totales recibidas de clientes.

Desde el menú Facturación / Recibos se pueden generar recibos para emitir un comprobante al cliente del monto recibido como concepto parcial o total de un pago efectuado.

El recibo utiliza la serie seleccionada para tomar los datos de la empresa emisora, logotipo y colores de impresión, manteniendo una presentación alineada al resto de documentos del ERP.

Cada recibo conserva su número correlativo, fecha, persona de quien se recibe el pago, concepto, moneda, monto, monto en letras y la información del usuario, fecha y hora de generación para dejar trazabilidad interna.

SAT, Importaciones y Verificación

Carga de XML/XLS/CSV/SQL para compras, ventas y verificación SAT.

El ERP permite importar información desde otros sistemas y también desde documentos SAT: facturas de compra por XML, facturas emitidas por SAT para verificación y estructuras históricas en CSV o SQL.

Durante la importación se valida UUID no repetido, NIT correcto, existencia de encabezado para detalles, series válidas y formatos de fecha.

El verificador SAT compara sistema contra documentos exportados desde SAT para detectar diferencias, anulaciones, DTE faltantes y montos netos.

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Acceso: Facturacion / Verificar Factura SAT / Cargar Facturas SAT

La verificación de facturas permite controlar que todos los documentos DTE emitidos en el ERP estén registrados en SAT y que en SAT no existan DTE que no hayan sido registrados en el sistema.

Este cuadre es importante porque una conexión fallida, un problema con el certificador o una incidencia en SAT puede provocar que una factura de venta no se registre adecuadamente en el ERP o quede inconsistente respecto al ente fiscal.

1

Totales por mes

Permite validar rápidamente si el total facturado del ERP coincide con el consolidado exportado desde SAT.

2

Certificadas / anuladas

Separa documentos vigentes y anulados para identificar diferencias operativas o fiscales.

3

Neto sistema vs neto SAT

Facilita detectar variaciones monetarias antes de reportes o cierres contables.

4

Detalle de diferencias

Muestra qué DTE falta en alguno de los dos lados para corregir el origen del problema.

Tema	Recomendación
Para realizar la comparación se debe extraer desde SAT el listado de facturas en formato CSV y luego importarlo al ERP.

Reportes y Dashboard

Vista operativa y gerencial con indicadores

El dashboard principal muestra calendario de fechas importantes, resúmenes fiscales e indicadores generales de operación.

Los reportes operativos del sistema incluyen exportación a Excel y PDF con formatos diseñados para control administrativo y soporte contable.

Este bloque agrupa la vista gerencial de inicio y los reportes de salida documental.

Estadísticas

Análisis por rango, sucursal y comportamiento comercial.

El módulo de estadísticas permite filtrar por rango de fechas y sucursal para analizar el comportamiento operativo y comercial

Incluye vistas como ventas por mes, ventas y pedidos por sucursal, top 10 artículos, top 10 clientes, clientes por categoría y artículos bajo existencia mínima.

Este bloque está separado de Flujo de Caja para mantener clara la diferencia entre conciliación operativa de efectivo y análisis estadístico.

Buenas Prácticas Operativas

Recomendaciones para evitar inconsistencias, reprocesos y diferencias con SAT.

-Verifica siempre que la serie FEL, sucursal, moneda y cliente sean correctos antes de guardar documentos. -Evita facturar con NIT CF cuando el monto supera los límites permitidos por SAT (Q2,500). Si el cliente existe, usa sus datos reales para mejorar control comercial y fiscal. -Antes de cierres mensuales, revisa: ventas certificadas, anulaciones, NCRE, retenciones, importaciones SAT y verificador sistema vs SAT. -Para usuarios con permisos especiales de registro manual, utiliza esa opción solo para cuadrar documentos que ya existen en SAT y nunca como sustituto del flujo normal de certificación.